Как обновить поля и настроить параметры обновления сводной таблицы?

Автоматическое обновление всех сводных таблиц при открытии файла

Если вы хотите, чтобы все сводные таблицы обновлялись автоматически при открытии файла, то выполните следующие настройки:

  • Кликните правой кнопкой мыши на любой сводной таблице файла
  • В выпадающем меню выберите пункт “Параметры сводной таблицы”:

  • В появившемся диалоговом окне “Параметры сводной таблицы” перейдите на вкладку “Данные” и отметьте галочкой пункт “Обновить при открытии файла”:

  • Нажмите “ОК”
  • После этого Excel сообщит вам в диалоговом окне о том, что примененные настройки будут распространены на параметры других отчетов сводных таблиц, основанных на этих же исходных данных. Другими словами, если ваши сводные таблицы построены на одном и том же массиве исходных данных, то такую настройку не нужно осуществлять на других сводных таблицах вашего файла.

Овладеть всеми навыками работы со сводными таблицами вы можете на моем курсе “Сводные таблицы в Excel“!

Горячие клавиши

  • ALT+N – Открытие вкладки “Вставка” и вставка сводных таблиц, диаграмм, надстроек, спарклайнов, рисунков, фигур, заголовков или надписей.
  • CTRL+L – Вывод диалогового окна “Создание таблицы”.
  • CTRL+SHIFT+звездочка (*) – Выбор текущей области вокруг активной ячейки или выбор всего отчета сводной таблицы.
  • CTRL+SHIFT+U – Развертывание или свертывание строки формул.
  • CTRL+END – Перемещение курсора в конец текста в строке формул.
  • CTRL+S – Сохранение книги
  • CTRL+C – Копирование
  • CTRL+V – Вставка
  • DELETE – Удаление содержимого ячеек
  • ALT+P – Переход на вкладку Разметка страницы
  • ALT+Л – Переход на вкладку Формула
  • CTRL+9 – Скрытие выделенных строк
  • CTRL+0 – Скрытие выделенных столбцов

Поддерживаемые форматы файлов и расширения

  • XLSX – Книга Excel
  • XLSM – Книга Excel с поддержкой макросов
  • XLSB – Двоичная книга Excel
  • XLTX – Шаблон
  • XLTM – Шаблон (код)
  • XLS – Книга Excel 97—2003
  • XLT – Шаблон Excel 97—2003
  • XLS – Формат двоичных файлов Excel 5.0/95 (BIFF5).
  • XML – Формат файлов XML-таблиц 2003 (XMLSS).
  • XML – Формат данных XML.
  • CSV – Формат с разделителями-запятыми
  • XLS – Форматы файлов Microsoft Excel

Минимальные системные требования

Системные требования для запуска и установки Microsoft Excel для операционных систем Windows

Программа Процессор ОЗУ HDD
Microsoft Excel 2016 1 ГГц от 1 ГБ от 3 ГБ
Microsoft Excel 2013 1 ГГц 1 – 2 ГБ от 3 ГБ
Microsoft Excel 2010 500 МГц от 256 Мб от 1.5 ГБ
Microsoft Excel 2007 500 МГц от 256 Мб от 1 ГБ
Microsoft Excel 2003 400 МГц от 64 Мб от 200 МБ

* Microsoft Excel корректно работает со всеми версиями Windows

Как установить Excel 2010

Запустите программу установки нажмите «Настройка»

Пометьте в списке не устанавливать все кроме Excel и средства office

Нажмите установить, дождитесь выполнения установки.


Если проблема в скачивании:

В Эксель 2010 были созданы инструменты для восстановления и защиты информации. Теперь, если вы случайно закрыли документ без сохранения, его можно восстановить. Также вы можете восстанавливать предыдущие версии файлов, если сохранили нежелательные изменения.

Выбор способа вставки данных

Есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами – вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один – картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение – операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки “Неформатированный текст”.

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка “Обновить связь”, нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути “Файл”-“Сведения”-“Изменить связи с файлами” (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе “Способ обновления связи” можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку “Сохранять формат при обновлении”. Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновляем Microsoft Excel 2007 на компьютере

За все время существования рассматриваемого ПО вышло несколько его версий и для них было выпущено множество различных обновлений. Сейчас поддержка Excel 2007 и 2003 прекратилась, поскольку акцент был сделан на разработку и совершенствование более актуальных компонентов. Однако если для 2003 не найти никаких обновлений, то с 2007 дела обстоят немного по-другому.

Обновление через интерфейс программы

Данный метод все еще нормально функционирует в операционной системе Windows 7, но последующих версиях им пользоваться нельзя. Если же вы обладатель упомянутой выше ОС и хотите загрузить обновление к Excel 2007, сделать это можно так:

    Слева вверху окна находится кнопка «Меню». Нажмите ее и перейдите в «Параметры Excel».

В разделе «Ресурсы» выберите пункт «Проверить наличие обновлений».

  • Дождитесь окончания сканирования и инсталляции, если это требуется.
  • Если перед вами отобразилось окно с просьбой воспользоваться «Центром обновления Windows», обратитесь к статьям по ссылкам ниже. В них предоставлены инструкции на тему запуска службы и ручной установки компонентов. Вместе со всеми остальными данными на ПК инсталлируются и файлы к Экселю.

    Ручная загрузка исправлений

    Компания Microsoft на своем официальном сайте выкладывает файлы загрузок, чтобы при необходимости пользователь мог скачать их и установить вручную. За время поддержки работы Excel 2007 было выпущено одно крупное обновление, исправляющее некоторые ошибки и оптимизирующее программу. Поставить его на ПК можно следующим образом:

    1. Перейдите на страницу скачивания компонента по ссылке выше.
    2. Выберите подходящий язык.

    Кликните на соответствующую кнопку для начала загрузки.

    Откройте автоматический инсталлятор.

    Ознакомьтесь с лицензионным соглашением, подтвердите его и нажмите на «Продолжить».

    Подождите, пока закончится обнаружение и установка.

    Теперь вы можете запустить софт для работы с электронными таблицами.

    Выше мы постарались максимально развернуто рассказать про обновления программы Microsoft Excel разных версий. Как видите, в этом нет ничего сложного, важно лишь выбрать подходящий метод и следовать приведенным инструкциям. Даже неопытный пользователь справится с поставленной задачей, поскольку для выполнения этого процесса не нужны дополнительные знания или навыки.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Microsoft Excel является одним из наиболее популярных программ для работы с электронными таблицами. Excel в свою очередь является частью, офисного пакета Microsoft Office. В новой версии (2019) 16.0.11001.20074, Excel имеет очень выраженное качество дизайна и некоторые новые интересные возможности.

    — Обновленный интерфейс, более радикальное изменение, Excel получил красивый редизайн. Если версия Excel 2010 уже выделялся своей современностью и простотой дизайна в пользовании, то Excel на шаг впереди.

    — Excel наследует элементы нового дизайна Windows 8, как квадратные формы и т.д. Конструкция, как правило, чиста и геометрическая. Также улучшеное использование цветов, как вкладки и меню.

    — Быстрое заполнение, динамические диаграммы и графики. Интерфейс модернизирует отдельные программные таблицы для того, чтобы облегчить ввод и обработку данных. В связи с этим, Excel включает в себя некоторые новые интересные особенности.

    — Первый из них является быстрым заполнением. Эта функция позволяет узнать и распознать шаблон, используемый в таблице для автозавершения оставшихся данных без необходимости идти в макросы и формулы.

    — Не так давно мы думали, что электронные таблицы Excel были совершенны, но с развитием технологий, Microsoft Excel показал, что он может зделать программу лучше и удобнее, делая ее проще в использовании и более визуально приятной. Эта концепция входит в (2019) 16.0.11001.20074 году издание, благодаря которому работа с цифрами и хранением информации стала более простой и продуктивной.

    Более поздние версии Office

    1. Откройте любое приложение Office, например Word, и создайте новый документ.

    2. Перейдите в раздел учетНая запись файла _гт_ (или учетная запись Office , если вы открыли Outlook).

    3. В разделе Сведения о продукте выберите элементы Параметры обновления > Обновить.

    Примечание: Возможно, потребуется нажать Включить обновления, если вы сразу не увидите команды Обновить.

    4. После того как Office завершит поиск и установку обновлений, закройте окно с сообщением ” У вас все в порядке”.

    В меню кнопки Параметры обновления также можно выбрать пункт Отключить обновления или Просмотреть обновления (ранее установленные).

    Office в Microsoft Store

    Если вы приобрели Оффицефром приложения Microsoft Store на устройстве с ОС Windows, вы можете обновить Office на одном и том же месте!

    Закройте все приложения Office.

    Откройте приложение Microsoft Store. Для этого введите в поле поиска на панели задач запрос “Microsoft Store” и нажмите клавишу ВВОД.

    Щелкните значок и убедитесь, что вы вошли в учетную запись Майкрософт, связанную с вашей лицензией на Office.

    Щелкните значок и выберите пункт Загрузки и обновления.

    Нажмите кнопку Получить обновления.

    Примечание: Если после нажатия кнопки Получить обновления появится сообщение “Вы полностью готовы”, значит, у вас уже установлены все последние обновления.

    Office 2013

    1. Откройте любое приложение Office 2013, например Word, и создайте документ.

    2. Выберите Файл > Учетная запись (или Учетная запись Office в Outlook 2013).

    3. В разделе Сведения о продукте нажмите кнопку Параметры обновления.

    Посмотрите видео, в котором показаны соответствующие действия.

    4. Нажмите Включить обновления, если этот параметр доступен.

    5. Чтобы вручную проверить наличие обновлений Office и установить их, выберите вариант Обновить сейчас.

    6. После того как Office завершит поиск и установку обновлений, закройте окно с сообщением ” У вас все в порядке”.

    Возможности Microsoft Excel 2019

    • Поддержка Windows Server;
    • Тонкая настройка внешнего вида таблицы;
    • Наличие мессенджера Skype для бизнеса;
    • Отправка материалов по электронной почте;
    • Встроенное средство проверки орфографии;
    • Присутствуют новые формулы и диаграммы;
    • Хранение информации на облачном сервисе;
    • Позволяет работать со структурой базы данных;
    • Возможность автоматически настраивать сетку для таблиц;
    • Интеграция между приложениями Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Access, OneNote, Microsoft Publisher, Project Visio Pro и т.д.
    Преимущества
    • Наличие функций Morph и Zoom;
    • Открытие форматов SVG и PDF;
    • Встроенный календарь на 2019 год;
    • Общий доступ к заметкам и другим данным;
    • Поддержка дисплеев с высоким разрешением;
    • Дружественный интерфейс, приятное управление;
    • Качественный подход к безопасности личной информации;
    • Официальный сайт автоматически обновляет программное обеспечение;
    • Использование современных технологий анализа данных, имеющихся в документе;
    • Совместимость новой версии Excel и Office 2019 с Mac OS X и ОС Windows 10 (x86, x64).
    Недостатки
    • Высокие системные требования;
    • Редкие сбои при импорте карточки контактов с мобильных устройств;
    • Больше функций в полной версии Microsoft Office 2019 Professional Plus.

    Изменение исходных данных сводной таблицы

    Вы можете изменить диапазон исходных данных сводной таблицы. Например, вы можете расширить исходные данные, включив в них большее количество строк данных.

    Однако, если исходные данные были существенно изменены, например, имеется больше или меньше столбцов, рассмотрите возможность создания новой сводной таблицы.

    • Нажмите на сводную таблицу. НА ЛЕНТЕ появляются СВОБОДНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ .

    • Нажмите на вкладку АНАЛИЗ.

    • Нажмите Изменить источник данных в группе данных.

    Нажмите на сводную таблицу. НА ЛЕНТЕ появляются СВОБОДНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ .

    Нажмите на вкладку АНАЛИЗ.

    Нажмите Изменить источник данных в группе данных.

    Выберите Изменить источник данных в раскрывающемся списке.

    Откроется диалоговое окно «Изменить источник данных сводной таблицы», и текущий источник данных будет выделен.

    Выберите таблицу или диапазон, который хотите включить в поле «Таблица / диапазон» в разделе «Выбор таблицы или диапазона». Нажмите ОК.

    Источник данных для сводной таблицы будет изменен на выбранную таблицу / диапазон данных.

    Переход на внешний источник данных

    Если вы хотите изменить внешний источник данных для сводной таблицы, лучше всего создать новую сводную таблицу. Однако, если расположение внешнего источника данных изменяется, например, имя базы данных SQL Server такое же, но оно было перемещено на другой сервер, или ваша база данных Access была перемещена в другой сетевой ресурс, вы можете изменить ваше текущее подключение к данным, чтобы отражать то же самое.

    • Нажмите на сводную таблицу.

    • Нажмите вкладку ANALYZE на ленте.

    • Нажмите Изменить источник данных в группе данных. Откроется диалоговое окно « Изменить источник данных сводной таблицы ».

    • Нажмите кнопку « Выбрать соединение» .

    Нажмите на сводную таблицу.

    Нажмите вкладку ANALYZE на ленте.

    Нажмите Изменить источник данных в группе данных. Откроется диалоговое окно « Изменить источник данных сводной таблицы ».

    Нажмите кнопку « Выбрать соединение» .

    Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

    • Выберите Все соединения в поле Показать. Все Соединения в вашей Рабочей книге будут отображены.

    • Нажмите кнопку Обзор для более .

    Выберите Все соединения в поле Показать. Все Соединения в вашей Рабочей книге будут отображены.

    Нажмите кнопку Обзор для более .

    Откроется окно выбора источника данных .

    • Нажмите на кнопку «Новый источник».
    • Пройдите шаги мастера подключения к данным.

    Если ваш источник данных находится в другой книге Excel, выполните следующие действия:

    • Нажмите на поле Имя файла.
    • Выберите имя файла книги.

    Источники


    • https://excelhack.ru/kak-obnovit-neskolko-svodnyh-tablic-v-excel-faile/
    • https://microffice.net/excel.html
    • https://windowsfree.ru/office/excel-2010/
    • https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/59c379a5a867312e013d1a8f
    • https://statanaliz.info/excel/svodnye-tablitsy/kak-v-excel-sdelat-svodnuyu-tablitsu/
    • https://k-skupka.ru/info/kak-obnovit-excel-do-poslednej-versii/
    • https://softcatalog.info/ru/programmy/microsoft-excel-2019
    • https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-svodnye-tablitsy-excel/svodnye-tablitsy-excel-obnovlenie-dannykh
    • https://my-excel.ru/voprosy/kak-obnovit-jeksel.html

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Все об Экселе: формулы, полезные советы и решения