Расширенные возможности Microsoft Excel с примерами и описанием функций

Как устроен Excel

Пространство внутри программы похоже на лист бумаги с клетками. Каждая колонка здесь имеет свое название – по букве алфавита, а каждая строка – свой номер. У каждой ячейки есть свой адрес, который состоит из сочетания буквы столбца и номера строки – например, ячейка А1 или B2 – это чем-то похоже на игру в Морской бой. Сам файл похож на книгу со множеством листов. Нажимая на знак плюса в левом нижнем углу страницы, можно создавать новые листы, и например, помещать каждый набор данных на отдельный лист.

Импорт данных

Excel работает с различными форматами данных. Самое распространенное расширение табличного файла – это xlsx, в котором Excel по умолчанию сохраняет данные. Чтобы открыть файл в этом формате, необходимо нажать «Файл» – «Открыть» – и указать путь к файлу.
Еще одно распространенное расширение – csv. Это текстовый файл, значения в котором разделены специальными символами – например, запятыми (отсюда и название – comma-separated values) или другими. Его можно открыть в обычном Блокноте. Там можно посмотреть содержимое файла, но чтобы обрабатывать такие данные, пригодится Excel. Чтобы открыть csv, необходимо нажать «Файл» – «Импортировать» – и указать путь к файлу.

После загрузки появится меню с разделом «Тип разделителя». Обычно Google Sheets сами определяют верный тип разделителя, поэтому галочку можно оставить на опции «Определять автоматически». Если же тип разделителя определен неверно, и вместо табличного представления вы получили данные в нечитаемом виде, можно указать тип разделителя самостоятельно. Выбрать из предложенных опций или вставить свой символ в окно «Другой». Затем нажать «Импортировать данные» и «Открыть сейчас».

Предварительная работа с данными

Когда данные загружены, первым делом стоит проверить, в удобном ли для работе виде они представлены. Важно, например, проверить, есть ли у столбцов (а иногда и строк) названия, это упростит работу с данными.
Данные внутри ячеек в Excel представлены в разных форматах – в нашем примере это даты, текст или числа. Все виды форматов, с которыми работает программа, можно увидеть во вкладке меню «Формат». Перед работой с данными, стоит оценить, верно ли распознан их формат. Например, если числам придать формат текста, с ними нельзя будет производить вычисления. Менять их можно в том же разделе меню «Формат».

Затем важно оценить, хватает ли данных или их стоит преобразовать для дальнейшего анализа. Рассмотрим на нашем примере. В наборе данных с количеством новых сайтов по продаже медицинских масок есть столбец с количеством сайтов в зоне «.рф», и столбец с количеством сайтов в зоне «.ru». Нас интересует общее количество сайтов в обеих зонах. Можно добавить еще один столбец, дать ему название «.рф и .ru» и самостоятельно заполнить. Сложить значения из двух столбцов («.рф» и «.ru») нам поможет формула.

Функции кубов и сводные таблицы

Наиболее простым и в тоже время очень мощным средством представления данных являются сводные таблицы. Они могут быть построены на основе данных, содержащихся: а) на листе Excel, б) кубе OLAP или в) модели данных Power Pivot. В последних двух случаях, помимо сводной таблицы, можно использовать аналитические функции (функции кубов) для формирования отчета на листе Excel. Сводные таблицы проще. Функции кубов сложнее, но предоставляют больше гибкости, особенно в оформлении отчетов, поэтому они широко применяются в дашбордах.

Дальнейшее изложение относится к формулам кубов и сводным таблицам на основе модели Power Pivot и в нескольких случаях на основе кубов OLAP.

Простой способ получить функции кубов

Когда (если) вы начинали изучать код VBA, то узнали, что проще всего получить код, используя запись макроса. Далее код можно редактировать, добавить циклы, проверки и др. Аналогично проще всего получить набор функций кубов, преобразовав сводную таблицу (рис. 2). Встаньте на любую ячейку сводной таблицы, перейдите на вкладку Анализ, кликните на кнопке Средства OLAP, и нажмите Преобразовать в формулы.

Рис. 2. Преобразование сводной таблицы в набор функций куба

Числа сохранятся, причем это будут не значения, а формулы, которые извлекают данные из модели данных Power Pivot (рис. 3). Получившуюся таблицу вы может отформатировать. В том числе, можно удалять и вставлять строки и столбцы внутрь таблицы. Срез остался, и он влияет на данные в таблице. При обновлении исходных данных числа в таблице также обновятся.

Рис. 3. Таблица на основе формул кубов

Функция КУБЗНАЧЕНИЕ()

Это, пожалуй, основная функция кубов. Она эквивалента области Значения сводной таблицы. КУБЗНАЧЕНИЕ извлекает данные из куба или модели Power Pivot, и отражает их вне сводной таблицы. Это означает, что вы не ограничены пределами сводной таблицы и можете создавать отчеты с бесчисленными возможностями.

Написание формулы «с нуля»

Вам не обязательно преобразовывать готовую сводную таблицу. Вы можете написать любую формулу куба «с нуля». Например, в ячейку С10 введена следующая формула (рис. 4):

Рис. 4. Функция КУБЗНАЧЕНИЕ() в ячейке С10 возвращает продажи велосипедов за все годы, как и в сводной таблице

Маленькая хитрость. Чтобы удобнее было читать формулы кубов, желательно, чтобы в каждой строке помещался только один аргумент. Можно уменьшить окно Excel. Для этого кликните на значке Свернуть в окно, находящемся в правом верхнем углу экрана. А затем отрегулируйте размер окна по горизонтали. Альтернативный вариант – принудительно переносить текст формулы на новую строку. Для этого в строке формул поставьте курсор в том месте, где хотите сделать перенос и нажмите Alt+Enter.

Рис. 5. Свернуть окно

Синтаксис функции КУБЗНАЧЕНИЕ()

Справка Excel абсолютно точна и абсолютно бесполезна для начинающих:

КУБЗНАЧЕНИЕ(подключение; [выражение_элемента1]; [выражение_элемента2]; …)

Подключение – обязательный аргумент; текстовая строка, представляющая имя подключения к кубу.

Выражение_элемента – необязательный аргумент; текстовая строка, представляющая многомерное выражение, которое возвращает элемент или кортеж в кубе. Кроме того, «выражение_элемента» может быть множеством, определенным с помощью функции КУБМНОЖ. Используйте «выражение_элемента» в качестве среза, чтобы определить часть куба, для которой необходимо возвратить агрегированное значение. Если в аргументе «выражение_элемента» не указана мера, будет использоваться мера, заданная по умолчанию для этого куба.

Прежде, чем перейти к объяснению синтаксиса функции КУБЗНАЧЕНИЕ, пару слов о кубах, моделях данных, и загадочном кортеже.

Автозавершение в помощь

Вернемся к синтаксису функции КУБЗНАЧЕНИЕ. Воспользуемся автозавершением. Начните ввод формулы в ячейке:

=КУБЗНАЧЕНИЕ("

Excel предложит все доступные в книге Excel подключения:

Рис. 6. Подключение к модели данных Power Pivot всегда называется ThisWorkbookDataModel

Рис. 7. Подключения к кубам

Продолжим ввод формулы (в нашем случае для модели данных):

=КУБЗНАЧЕНИЕ("ThisWorkbookDataModel""

Автозавершение предложит все доступные таблицы и меры модели данных:

Рис. 8. Доступные элементы первого уровня – имена таблиц и набор мер (выделен)

Выберите значок Measures. Поставьте точку:

=КУБЗНАЧЕНИЕ("ThisWorkbookDataModel""[Measures].

Автозавершение предложит все доступные меры:

Рис. 9. Доступные элементы второго уровня в наборе мер

Выберите меру [Total Sales]. Добавьте кавычки, закрывающую скобку, нажмите Enter.

=КУБЗНАЧЕНИЕ("ThisWorkbookDataModel""[Measures].[Total Sales]")

Рис. 10. Формула КУБЗНАЧЕНИЕ в ячейке Excel

Аналогичным образом можете добавить третий аргумент в формулу:

В итоге формула возвращает продажи по категории Велосипеды (рис. 11). Автозавершение фактически ведет нас по иерархии модели данных:

  • название самой модели
  • название таблицы (или набор мер – Measures)
  • название иерархии/столбца (или имя меры)
  • общий итог по столбцу – [All]
  • название элемента столбца

Чтобы правильно сослаться на элемент измерения, необходимо описать полный путь к нему по иерархии, начиная с самого верхнего уровня, например: [Products].[Category].[All].[Bikes]. Однако если имя члена уникально в пределах какой-то иерархии, то эту иерархию можно опустить. Если имя уникально в кубе, то можно опустить все промежуточные уровни (рис. 11). В тоже время лучшая практика заключается в том, чтобы оставить на месте все уровни. Это делает формулу более информативной.

Рис. 11. Общие продажи велосипедов; необязательные уровни

Если вы хотите, чтобы формула куба фильтровалась срезом, продолжите набор формулы: введите точку с запятой и продолжайте вводить сре… Выпадет список автозавершения для всех срезов в книге. Выберите один из них, и теперь эта ячейка будет фильтроваться в соответствии с текущими установками этого среза (в качестве аргументов функции КУБЗНАЧЕНИЕ вы можете последовательно добавить несколько срезов).

Рис. 12. Автозавершение предлагает все имеющиеся в модели срезы

В примерах выше выпадающий список появлялся после ввода двух символов:

" открывающие кавычки – в начале каждого аргумента; предлагаются доступные подключения, измерения/таблицы, набор мер;

. точка – после закрывающей прямоугольной скобки; предлагает элементы следующего уровня иерархии.

На самом деле, автозавершение срабатывает и после нескольких других символов. Мы рассмотрим их позже.

Режим автозавершения работает не только при наборе формул. В него можно перейти и для редактирования готовой формулы. Для этого встаньте на ячейку с формулой. Нажмите F2. Вы перейдете в режим редактирования формул (1 на рис. 12а). В левом нижнем углу окна Excel появится надпись Правка (2). Переместите курсор в интересующее вас место формулы (3). Или вместо шагов 1–3 сразу установите курсор в строке формул (4). Нажмите комбинацию клавиш Alt + стрелка вниз. Выпадающий динамический список отразит доступные опции. Обратите внимание, что в другой позиции курсора список иной (5).

Рис. 12а. Работа автозавершения при редактировании формул

СУММ

Формула:

=СУММ(число1; число2)

=СУММ(адрес_ячейки1; адрес_ячейки2)

=СУММ(адрес_ячейки1:адрес_ячейки6)

Англоязычный вариант: =SUM(5; 5) или =SUM(A1; B1) или =SUM(A1:B5)

Функция СУММ позволяет вычислить сумму двух или более чисел. В этой формуле вы также можете использовать ссылки на ячейки.

С помощью формулы вы можете:

  • посчитать сумму двух чисел c помощью формулы: =СУММ(5; 5)
  • посчитать сумму содержимого ячеек, сссылаясь на их названия: =СУММ(A1; B1)
  • посчитать сумму в указанном диапазоне ячеек, в примере во всех ячейках с A1 по B6: =СУММ(A1:B6)

СЧЁТ

Формула: =СЧЁТ(адрес_ячейки1:адрес_ячейки2)

Англоязычный вариант: =COUNT(A1:A10)

Данная формула подсчитывает количество ячеек с числами в одном ряду. Если вам необходимо узнать, сколько ячеек с числами находятся в диапазоне c A1 по A30, нужно использовать следующую формулу: =СЧЁТ(A1:A30).

СЧЁТЗ

Формула: =СЧЁТЗ(адрес_ячейки1:адрес_ячейки2)

Англоязычный вариант: =COUNTA(A1:A10)

С помощью данной формулы можно подсчитать количество заполненных ячеек в одном ряду, то есть тех, в которых есть не только числа, но и другие знаки. Преимущество формулы – её можно использовать для работы с любым типом данных.

ДЛСТР

Формула: =ДЛСТР(адрес_ячейки)

Англоязычный вариант: =LEN(A1)

Функция ДЛСТР подсчитывает количество знаков в ячейке. Однако, будьте внимательны – пробел также учитывается как знак.

СЖПРОБЕЛЫ

Формула: =СЖПРОБЕЛЫ(адрес_ячейки)

Англоязычный вариант: =TRIM(A1)

Данная функция помогает избавиться от пробелов, не включая при этом пробелы между словами. Эта опция может быть чрезвычайно полезной, особенно в тех ситуациях, когда вы вносите в таблицу данные из другого источника и при вставке появляются лишние пробелы. 

Мы добавили лишний пробел после фразы “Я люблю Excel”. Формула СЖПРОБЕЛЫ убрала его, в этом вы можете убедиться, взглянув на количество знаков с использованием формулы и без.

3D-карты

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
  2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
  3. Выделите диапазон данных для анализа.
  4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

Лист прогнозов

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

Как работать

  1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
  2. Выделите два ряда данных.
  3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
  4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
  5. Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.

Быстрый анализ

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

Как работать

  1. Откройте таблицу с данными для анализа.
  2. Выделите нужный для анализа диапазон.
  3. При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ выполняет проверку заданных условий, выбирая один из двух возможных результатов: 1) Если сравнение истинно; 2) Если сравнение ложно.

Синтаксис

Формула функции состоит из трех аргументов и выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;«значение_если_истина»;«значение_если_ложь»), где:

  • «логическое выражение» – формула;
  • «значение если истина» – значение, при котором логическое выражение выполняется;
  • «значение если ложь» – значение, при котором логическое выражение не выполняется.

Примеры

Рассмотрим пример использования обычной функции ЕСЛИ.

Для того чтобы узнать, кто из продавцов выполнил план, а кто нет, нужно ввести следующую формулу:

=ЕСЛИ(B2>30000;«План выполнен»;«План не выполнен»)

Логическое выражение здесь – формула «B2>30000».

«Значение если истина» – «План выполнен».

«Значение если ложь» – «План не выполнен».

Вложенные функции ЕСЛИ

Помимо обычной функции ЕСЛИ, которая выдает всего 2 результата – «истина» и «ложь», существуют вложенные функции ЕСЛИ, выдающие от 3 до 64 результатов. В данном случае формула может вмещать в себя несколько функций.

Вложенные функции довольно сложны в использовании и часто выдают всевозможные ошибки в формуле, поэтому рекомендую пользоваться ими в самых исключительных случаях.

Существует еще один способ использования функции ЕСЛИ – для проверки, пуста ячейка или нет. Для этого ее можно использовать вместе с функцией ЕПУСТО.

В этом случае формула будет такой: =ЕСЛИ(ЕПУСТО(номер ячейки);«Пустая»;«Не пустая».

Вместо функции ЕПУСТО также можно использовать другую формулу: «номер ячейки=«» (ничего).

ЕСЛИ – одна из самых популярных функций в Excel, простая и удобная в использовании. Она помогает определить истинность тех или иных значений, получить результаты по разным данным и выявить пустые ячейки, к тому же ее можно использовать в сочетании с другими функциями.

Функция ЕСЛИ является основой других формул: СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ, ЕСЛИОШИБКА, СРЕСЛИ. Мы рассмотрим три из них – СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ и ЕСЛИОШИБКА.

ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ позволяет выделить необходимое количество знаков с левой стороны строки.

Синтаксис

Функция состоит из 2 аргументов и представлена формулой: =ЛЕВСИМВ(текст;[число_знаков]), где:

  • «текст» – текстовая строка, содержащая знаки, которые необходимо извлечь;
  • «число знаков» необязательный аргумент, указывает на количество извлекаемых знаков.

Пример

Использование данной функции позволяет посмотреть, как будут выглядеть тайтлы к страницам сайта или статьям.

К примеру, если вы хотите, чтобы тайтлы были максимально лаконичными и состояли из 60 знаков, функция отсчитает первые 60 символов и покажет, как будет выглядеть тот или иной тайтл. Для этого необходимо составить формулу: =ЛЕВСИМВ(А5;60), где А5 – адрес рассматриваемой ячейки, «60» – число извлекаемых символов.

ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН делает все буквы в тексте прописными.

Синтаксис

Формула функции:

=ПРОПИСН(текст)

«Текст» здесь – текстовый элемент или ссылка на ячейку.

Недостатки обновлений Excel 19

Несмотря на все улучшения, новые и дополненные функции, такая программа, с увеличением преимуществ, обрастает и существенными недостатками:

  • как упоминалось уже ранее, приложение Excel 19 совместимо только с Mac OS X и ОС Windows 10 (x86, x64)
  • предъявляет высокие системные требования к оборудованию;
  • возможны сбои при импортировании документов с гаджетов;
  • абсолютно весь функционал Excel 19 доступен лишь в полной версии Microsoft Office 2019 Professional Plus.

Интересные улучшения в Excel 19

Разработчики Excel 19 постоянно совершенствуют свой продукт, улучшая не только самые востребованные у пользователей функции и элементы программы, но и обращают внимание даже на менее популярный функционал. Обратите внимание, на то, что нового появилось в Эксель 19:

  • звуковые подсказки для людей с плохим зрением;
  • функционал, избавляющий от проблем с читаемостью документа;
  • возможность ставить ссылки не только на веб-сайты и внутренние документы, но и на документы, хранящиеся в облаке;
  • возможность быстрого просмотра изменения в книгах доступных для сторонних пользователей;
  • безпроблемное восстановление предыдущих версий документов;
  • появился быстрый доступ к командам форматирования;
  • функция быстрого автозаполнения;
  • новые темы для оформления документа;
  • полное устранение языкового барьера;
  • исключены проблемы, связанные с сохранением файлов в формате CSV-файлы с кодировкой UTF-8 с их открытием, а также возможность просмотра файлов в формате PDF;
  • добавлен функционал вызова Skype;
  • быстрая отправка документов по электронной почте;
  • обновлённый функционал проверки правописания;
  • общий доступ для нескольких пользователей с настройкой ограничения прав на редактирование;
  • добавлен встроенный календарь на 2019;
  • автоматическое обновление лицензионной версии программы;

Что Excel новой версии позволяет пользователю

Настраивать таблицы в соответствие с пожеланиями, но не только вручную, а с возможностью задавать постоянные данные, указывая характеристики того или иного элемента таблицы, сохранять эти значения и использовать в других документах.

Excel самостоятельно распознает и предлагает пользователю сохраненные ранее модели таблиц, сообщает о возможности связки данных разных таблиц, что позволяет выполнять одним кликом мыши ту работу, на которую ранее тратилось несколько минут.

Эксель 19 экономит время пользователя тем, что создает, изменяет и удаляет настраиваемые меры прямо из списка полей свободной таблицы, что удобно при добавлении новых расчетов. Автоматическая группировка во времени, возможность детализации сводных диаграмм, быстрый поиск сводных полей и интеллектуальное переименование – увеличивает скорость работы с программой, освобождает время и облегчает труд пользователя.

Каждый пользователь теперь может настроить интерфейс по своему предпочтению, появилась возможность одновременного выбора нескольких элементов на устройствах сенсорным управлением, кроме того, благодаря серверам серверам OLAP скорость работы самих таблиц значительно увеличилась.

Подбор параметра

Если вы знаете, какой результат вычисления формулы вам нужен, но не можете определить входные значения, позволяющие его получить, используйте средство подбора параметров.

Как применять:

  1. Выберите Данные > Работа с данными > Анализ “что если” > Подбор параметра.
  2. В поле Установить в ячейке введите ссылку на ячейку, в которой находится нужная формула.
  3. В поле Значение введите нужный результат формулы.
  4. В поле Изменяя значение ячейки введите ссылку на ячейку, в которой находится корректируемое значение, и нажмите кнопку ОК.

Источники


  • https://www.istories.media/workshops/2020/04/30/analiz-dannikh-v-excel-chast-
  • https://baguzin.ru/wp/analiticheskie-funktsii-v-excel-funktsii-kubov/
  • https://blog.teachmeplease.ru/posts/10-formul-excel-kotorye-pomogut-ne-poterjat-rabotu
  • https://Lifehacker.ru/analiz-dannyx-v-ms-excel/
  • https://TexTerra.ru/blog/21-poleznaya-funktsiya-excel-dlya-internet-marketologov.html
  • https://compsch.com/obzor/excel-19-obzor-obnovlenij-prilozheniya-microsoft-office-2019-novye-vozmozhnosti-eksel.html
  • https://www.adme.ru/svoboda-sdelaj-sam/6-maloizvestnyh-no-ochen-poleznyh-funkcij-excel-1183710/

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все об Экселе: формулы, полезные советы и решения