Разрабатываем платежный календарь в MS Excel

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

  • наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
  • источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
  • авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
  • факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря.

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Целевое предназначение

Платежный календарь Финоко

Анализ денежных потоков в любой организации – залог успешного функционирования и возможности оперативного вмешательства в операционные процессы. Платежный календарь помогает получить полный контроль над движением денег. Мы рекомендуем автоматизировать управвление платежным календарем с использованием веб сервиса Финоко. Исключение непредвиденных платежей приведет в дальнейшем, к сведению до нуля незапланированных расходов (неустойки за просроченные расчеты с контрагентами, судебные разбирательства) и поиска экономического потенциала с переводом их в инвестиционные капиталы.

Очень часто мы сталкиваемся с поиском ответа на вопрос – где получить релевантную информацию, которая поможет выполнить анализ денежных потоков и подучить план вижения денежных средств. Для управления денежными потоками применяется, как методический подход в управлении платежами, аккумулирующими в отдельные группы инструменты и основываясь на принципах построения баланса.

Базой для заполнения платежного календаря выступают первичные документы, в которых представлен результат поступлений по платежам и расходам. Данные можно получить в программах первичного учета: 1С:Бухгалтерии, загрузить бинковские выписки или вести «вручную» в табличных редакторах (например можено вести платежный календарь в Excel).

Опираясь на разнообразие направлений функционирования бизнеса, можно использова такую классификацию денежных потоков как:

  • налоговый;
  • расчет с поставщиками;
  • обслуживание кредита;
  • по заработной плате.

Кому пригодится платежный календарь?

Пользоваться платежным календарем могут практически все сотрудники фирмы. Это касается, как учредителей и руководителей, так и работников среднего звена.

Каждая коммерческая компания имеет оборот денежных средств. Обычно, это связано с основной деятельностью, будь то торговля, производство, или оказание услуг. Платежный календарь позволяет производить полный контроль над финансами.

Если платежный календарь в фирме отсутствует, то руководству приходится рассматривать каждую заявку на оплату. При наличии календаря, процесс согласования происходит гораздо быстрее и проще. Все будет осуществляться на основании итоговой таблицы.

Можно сделать вывод, что платежный календарь подходит абсолютно всем компаниям, независимо от масштаба. Тем, кто ценит свое время и трудовые ресурсы. Также тем, кто привык контролировать все денежные поступления и затраты фирмы.

Классификация денежных потоков по видам позволяет задать ориентиры:

  • уплате точно в срок по задолженностям, проведение по необходимости валютного обмена с учетом требований закона;
  • прогнозирование и сопоставление выручки и расходов на счетах организации либо внутри любых форм кооперации (холдингов, корпорации и т.д.);
  • диагностика возникающих угроз срыва, анализ денежных потоков и поиск решений, как не допустить просрочку оплаты;
  • выявление потребности в ликвидных займах, методик их минимизации;
  • обнаружение временно свободных денег и направлений их приумножения (размещение под проценты, создание валютного портфеля и др.);
  • мониторинг лимитов, реализация сравнительного анализа по запланированному в балансе движению денежных средств (БДДС);
  • раскрытие достоверной и своевременной информации менеджменту компании.

Функциональная нагрузка

Использование платежного календаря позволяет решать следующие задачи в компании:

  • Согласование платежей предполагает постановку ряда требований к проверке надежности контрагента, наличия всех необходимых документов, которые подтверждают законность факта сделки и установку ограничений по объемам выплат.
  • Управление параметрами ликвидности фирмы – мониторинг сложившейся разницы между входящими потоками и тратами. Составляя краткосрочный график зачислений на счета, вы будете иметь эффективный инструмент управления ликвидностью компании.
  • Контроль над размерами выплат констатирует факт «находится ли платеж в рамках бюджета». Достаточно часто в организации могут возникать непредвиденные моменты, связанные с превышением расходов по операционной деятельности. Применяя платежный календарь в 1С или в Excel, вы будете получать мгновенно предупреждения о таких ситуациях и реально проводить расчеты либо переносить их на более поздний период с разрешения получателя средств.
  • Диагностику кассовых разрывов. Под этим понятием подразумеваем фактический дисбаланс по основным статьям. Это реальный инструмент, в котором видно, куда направлять финансы и в какой последовательности закрывать проблемы: по контрактам, налогам или с персоналом. Автоматизированный учет позволит вносить изменения в графики начала расчетных операций, объемов перечислений, формирование резервных фондов, привлечение и размещение их на депозитах.
  • Параметрическое рассмотрение необходимости кредитов в ближайшие сроки. Практически все фирмы хотя бы раз пользовались банковскими ссудами. Пользуясь нашими услугами, вы с легкостью сможете: рассчитать необходимость использования заемных капиталов и провести выборку наиболее дешевых источников – краткосрочные, долгосрочные или договора на овердрафт. Процесс получения занимает достаточно времени и нужно заблаговременно узнать, когда же они будут нужны. Предугадать потребность и своевременно ею воспользоваться – главное преимущество нашей программы.
  • Доступный пакет целевых ориентиров для внутреннего пользования 24/7 и проведения прогнозирования на базе БДДС. Установка качественной системы безопасности доступа к раскрытию внутренних данных, внедрение разно уровневой системы ответственности послужит начальным этапом в использовании финансовой аналитики.
  • Быстроту оформления электронных форм – это конкурентное преимущество в снижении собственных постоянных затрат. Автоматизация документооборота позволяет снизить до минимума ошибки в оформлении, дальнейшие их повторное согласование и подписание. Такой подход предоставит возможность быстро присвоить заявку соответствующему пункту БДДС, перенаправить центру финансовой ответственности, выполнить проверку фактических сумм.

Как привести в исполнение платежный календарь?

Платежный календарь сформирован, двигаемся далее. Как же правильно его реализовать? Ежедневно, в платежный календарь вносятся изменения обо всех произведенных выплатах, поступлениях денежных средств и фактических остатках.

Данная процедура полезна тем, что мы можем заранее проанализировать финансовую ситуацию в компании. Есть ли отклонения от плана? Не грозит ли фирме дефицит средств. Самое идеальное, проводить такой анализ раз в неделю.

Не стоит избегать создание графика платежей и выплат, при формировании платежного календаря. В нем подробно стоит расписать всю информацию по датам на ближайший период времени. В первую очередь, это необходимо для определения точной картины о предстоящих выплатах.

Бюджет движения денежных средств и отчет о его исполнении

Бюджет движения денежных средств как управленческий документ оформлять не обязательно, однако в системе бюджетирования и контроля за состоянием платежеспособности он занимает важное место.

Формирование бюджета движения денежных средств предполагает планирование поступлений и расходований денежных средств за определенный период (как правило, год или месяц). При этом в отдельных строках указываются данные об остатках денежных средств на счетах на начало и на конец периода.

Традиционно денежные потоки при формировании бюджета движения денежных средств принято делить на:

1) денежные потоки от текущих операций (от операционной деятельности).

Денежные потоки от текущих операций, как правило, связаны с формированием прибыли (убытка) предприятия от продаж. Информация о денежных потоках от текущих операций показывает уровень обеспеченности предприятием денежными средствами — достаточно ли их, чтобы погашать кредиты, поддерживать деятельность на уровне существующих объемов производства, выплачивать дивиденды без привлечения внешних источников финансирования.

Самый распространенный пример денежных потоков от текущих операций — поступления от продажи покупателям (заказчикам) продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг;

2) денежные потоки от инвестиционных операций, т. е. денежные потоки предприятия от операций, связанных с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов.

Информация о денежных потоках от инвестиционных операций показывает, сколько затрат понесло предприятие, чтобы приобрести или создать внеоборотные активы, обеспечивающие денежные поступления в будущем.

В качестве примера назовем платежи поставщикам (подрядчикам) и работникам организации в связи с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией и подготовкой к использованию внеоборотных активов, в том числе затраты на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;

3) денежные потоки от финансовых операций.

Это денежные потоки от операций, связанных с привлечением организацией финансирования на долговой или долевой основе. Это приводит к изменению величины и структуры капитала и заемных средств.

Самый распространенный пример — денежные вклады собственников (участников), поступления от выпуска акций, увеличения долей участия и проч.

К сведению

Чтобы сделать процесс построения бюджета движения денежных средств проще, опускают рассмотренную классификацию денежных потоков. Это актуально в первую очередь для небольших компаний, денежные потоки которых, как правило, формируются в основном от операционной деятельности.

Начинаем формировать бюджет движения денежных средств. И сначала определяем фактический остаток денежных средств на счетах и в кассе на конец предшествующего периода. Это станет отправной точкой бюджета — остатком денежных средств на начало анализируемого периода.

Теперь начинается непосредственно процесс планирования поступлений и расходований денежных средств.

Поступления планируются исходя из запланированных объемов продаж и графиков поступлений денежных средств, в соответствии с заключенными или планируемыми к заключению договорами на выполнение работ, поставку продукции, оказание услуг и т. д.

Планирование расходной части бюджета заключается, как правило, в формировании вспомогательных (операционных) бюджетов, которые отображают планы прямых и косвенных расходов.

Пример бюджета о движении денежных средств и отчета о его исполнении представлен в табл. 1.

Как видим, в БДДС представлены денежные потоки по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, при этом по финансовой и инвестиционной деятельности нулевые значения.

По плану предполагалось следующее:

• остаток денежных средств на начало периода — 830,00 тыс. руб.;

• приток денежных средств — 10 090,00 тыс. руб.;

• отток денежных средств — 6946,80 тыс. руб.;

• излишек денежных средств — 3143,20 тыс. руб. (10 090,00 – 6 946,80);

• остаток денежных средств на конец периода — 3973,20 тыс. руб. (830,00 + 3143,20).

Положительный знак по строкам «Излишек/недостаток денежных средств» и «Остаток на конец месяца» говорит о том, что у компании по плану хватает денег для того, чтобы совершить все запланированные платежи в анализируемом периоде.

А по факту мы видим немного иную ситуацию:

• остаток денежных средств на начало периода соответствует запланированным значениям;

• размер фактических расходов денежных средств компании незначительно отличается от плановых (отклонение — 152,00 тыс. руб.);

• фактические поступления значительно ниже плановых (отклонение — 3200,00 тыс. руб.) — не получены деньги от реализации продукции по договору с ООО «Восход»;

• недостаток денежных средств на конец периода составил 208,80 тыс. руб.;

• остаток денежных средств на конец периода — 621,20 тыс. руб.

Таким образом, по факту суммы расходований денежных средств превышают суммы поступлений денежных средств на 208,80 тыс. руб. И если бы не было денег на начало периода (остаток в сумме 830,0 тыс. руб.), компания не смогла бы осуществить все свои запланированные платежи.

Такой документ можно сформировать и с помощью MS Excel. В целом это не сложно, ведь применяются в основном простейшие функции суммирования и вычитания.

А чтобы структурировать отчет, можно использовать группировку: на панели инструментов выбираем категорию Данные → Группировать. Это позволит исключить вспомогательную информацию из документа, ведь когда документ перегружен данными, его тяжело читать. А благодаря группировке и использованию символов «+» и «–» (слева на листе MS Excel), можно представить документ в сжатом (табл. 2) или развернутом виде.

Дебиторская задолженность: контроль и анализ состояния

Дебиторская задолженность возникает, когда компания выполнила свои обязательства, а оплату от заказчика не получила (например, мы отгрузили товары, а нам пока за ним не заплатили). Если разрыв между этими двумя моментами несколько дней (которые, как правило, даже прописаны в договорных документах), ничего страшного нет, а вот если за выполненные работы, оказанные услуги, поставленные товары оплата так и не поступает, то пора бить тревогу.

Появление дебиторской задолженности не всегда обусловлено неблагонадежностью контрагента — часто она возникает из-за некачественной организации работы в самой компании с контрагентами.

Задача анализа состояния дебиторской задолженности — мониторить количество дней просрочки оплаты. Такую задачу легко решить с помощью функционала MS Excel (табл. 5).

Благодаря проделанной работе мы можем увидеть картину по всем дебиторам, в том числе количество дней просрочки платежей. Это позволит организовать работу с контрагентами более качественно. Как правило, официальные письма с требованием погасить задолженность не решают проблему неуплаты — необходимо ехать на встречи лично, созваниваться, предлагать альтернативные варианты, выставлять неустойки и штрафы.

Кстати, о неустойках и штрафах. Помимо расчета количества дней просрочки платежей представленная выше таблица может помочь рассчитать штрафные санкции.

Например, если по условиям договора пеня составляет 0,1 % за каждый день просрочки, то для дебитора ООО «Ромашка» сумма неустойки составит:

200 000,00 руб. × 0,1 % × 20 дн. = 4000 руб.

Уделять внимание, безусловно, нужно наиболее давним долгам, пока они не перешли в разряд безнадежных. Для этого используют реестры старения дебиторской задолженности (табл. 6) по принятым классификаторам, например:

• до 15 дней;

• от 15 до 30 дней;

• от 30 до 60 дней;

• свыше 60 дней.

Также можно выделить цветом (например, красным) в табл. 5 те задолженности, срок оплаты которых прошел более чем 60 дней назад. Для этого:

1) выделяем необходимый диапазон для анализа (мы возьмем столбец «Количество просроченных дней»);

2) переходим на панель инструментов Главная → Стили → Условное форматирование → Управление правилами → Создать правило;

3) прописываем значение ячейки > 60, применяем его к выделенному диапазону данных, а в формате выбирает цвет заливки красный.

Данный реестр сводится на основании информации из табл. 5 с группировкой по степени просрочки платежей. Для этого воспользуемся функцией MS Excel ЕСЛИ, которая предназначена для отбора по установленным критериям.

Если необходимо применить несколько критериев, прописываем формулу:

=ЕСЛИ(И(…

Например, при заполнении столбца 3 нужен только один критерий — «<15», а при заполнении столбца 4 нужно вносить сразу два критерия — «<30» и «>15».

Реестр старения дебиторской задолженности позволяет контролировать изменение дебиторской задолженности на конкретную дату и отмечать, какие контрагенты чаще всего попадают в данный реестр и в какие группы в соответствии с принятой классификацией.

Так, например, если контрагент попадает только в первую группу (до 15 дней), то скорее всего, это обусловлено условиями договора, которые могут предусматривать отсрочку платежа (через 15 дней после отгрузки). А вот если контрагент систематически попадают в крайнюю категорию (свыше 60 дней), к тому же суммы задолженностей значительны для компании, то необходимо не только инициировать работу по получению своих денежных средств, но и в целом подумать, стоит ли дальше работать с этим контрагентом.

Преимущества платежного календаря для предприятия

Платежный календарь предприятия представляет собой плановый финансовый документ, благодаря которому удается ежедневно управлять потоками поступающих, расходуемых средств.

Он необходим для решения целого ряда задач:

  • Сведение прогнозируемых объемов (оптимистического, реалистического и пессимистического) поступающих и затрачиваемых средств в единое задание по оформлению финансовых потоков компании на один месяц.
  • Максимальная синхронизация соответствующих денежных потоков, что позволяет увеличить эффективность оборота средств.
  • Обеспечение приоритетности платежей с учетом воздействия на работу компании.
  • Обеспечение необходимой абсолютной ликвидности денежного потока компании, иными словами, ее платежеспособности в краткосрочный период.
  • Возможность своевременного контроля и текущих проверок деятельности в сфере управления финансами.

Благодаря внедрению платежного календаря предприятия:

  • становится возможным прогнозирование финансового положения компании;
  • приобретают прозрачность процессы управления прибылью, затратами;
  • повышаются гибкость и логичность решений в случае изменения экономических условий работы предприятия;
  • оптимизируется кредитная политика;
  • повышается надежность, а значит, возрастает доверие кредиторов, инвесторов, головного офиса.

Несмотря на все преимущества, главная цель введения данного документа – создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней – месяц. За счет этого инструмента погашаются все необходимые обязательства, сокращается объем избыточных средств на счетах и не удается столкнуться с кассовыми разрывами.

Содержание платежного календаря бывает разным – все зависит от особенностей компании и потребностей работающих с данным документом специалистов. Но в нем обязательно должны учитываться поступления, выбытия, плановые остатки финансов. Отметим, что наиболее распространена разбивка по дням и источникам.

Основные виды платежных календарей предприятия

Платежные календари делятся на виды по направлениям работы предприятия, его подразделений и отделов. Выделают такие типы данного документа:

  • Налоговый платежный календарь, который также называют графиком налоговых платежей, где фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.
  • Календарь инкассации дебиторской задолженности. Все необходимые данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет, поскольку таким образом удается представить действительный оборот средств.
  • Календарь обслуживания кредитов. Все сведения по выплатам указываются в данном документе на основе условий кредитных/лизинговых соглашений.
  • Календарь выдачи зарплаты. Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.
  • Бюджет формирования производственных запасов. Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.
  • Бюджет управленческих расходов. В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.
  • Бюджет реализации товара. Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию», а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции».
  • Бюджет формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций. Данный документ также включает в себя два раздела: «График затрат на приобретение долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» (таких, как акции, долгосрочные облигации, пр.) и «График поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля».
  • Капитальный бюджет реализации программы реальных инвестиций. При его составлении учитываются два раздела: «График капитальных затрат» (на оплату основных средств и нематериальных активов) и «График поступления инвестиционных ресурсов» (по отдельным источникам).
  • Капитальный бюджет реализации инвестиционных проектов. Эта разновидность похожа на предыдущий документ.
  • Бюджет эмиссии акций. Документ включает в себя «График платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций и обеспечивающих их продажу» (комиссионное вознаграждение, пр.) и «График поступления денежных средств от эмиссии акций».
  • Бюджет эмиссии облигаций схож с предыдущим типом документа.
  • Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам. Сведения о платежах фиксируются отдельно для всех видов кредита и в соответствии с условиями кредитных договоров.

Как составить платежный календарь (+ пример в Excel)

Формирование бюджетного календаря предполагает три основных этапа:

  1. Бюджетирование в рамках БДДС.
  2. Установление правил выплат.
  3. Автоматизация составления данного документа.

При подготовке БДДС разрабатывается структура бюджета, определяются объемы и сроки поступления средств и расходов. Во время этого этапа работы необходимо тесное взаимодействие с представителями ЦФО, допускается использование сценарного планирования. Отметим, по каждому направлению работы проводится отдельный расчет чистого денежного потока (ЧДП).

В результате данного этапа вы получаете сбалансированный график поступлений и выплат, благодаря которому исключены «кассовые разрывы». В то же время требуется выявить резервы незадействованных средств и определить сферу их использования. В этом случае опираются на имеющиеся возможности и оценку рисков работы компании.

На втором этапе создания платежного календаря предприятия необходимо определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, систему подачи, утверждения и отклонения заявок. Также устанавливается процедура составления реестра платежей на день, неделю, перечень «защищенных» статей, принцип согласования превышающих лимиты затрат.

При осуществлении платежа обычно действует такой алгоритм:

  1. Подача заявки инициатором.
  2. Проверка соответствия платежа платежному календарю – это делает руководитель ЦФО или финансовая служба.
  3. Согласование отклонений от бюджета, если они имеются.
  4. Согласование платежа с финансовой службой.
  5. Передача в бухгалтерию указания на проведение платежа.

На третьем этапе происходит автоматизация информационных потоков, имеющих отношение к составлению данного календаря, платежам, финансовым поступлениям. С этой целью изучаются базы данных 1С, также необходимо регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации предприятия. При небольших масштабах деятельности для этих целей достаточно корпоративной электронной почты и Excel.

Приведем пример создания платежного календаря предприятия в Excel. Компания «Х» ведет свою деятельность в нескольких крупных городах, поэтому может похвастаться обширной филиальной структурой. Руководство решило провести централизацию управленческого учета, чтобы обосновать перераспределение финансов между филиалами. В результате чего потребовалось изменить систему контроля движения денежных потоков.

Для этого были сделаны такие шаги:

  • Налажено поступление информации от региональных офисов при подготовке БДДС, балансировке поступлений и выплат. Получившийся образец платежного календаря предприятия вы видите ниже:

  • Созданы унифицированные формы заявок для платежей и платежных реестров.
  • Установлена процедура согласования платежей при помощи электронного документооборота.
  • Ответственные специалисты получили персональный доступ к информации.
  • Все процедуры закреплены в соответствующих положениях.
  • Проанализировано совпадение реальных доходов и расходов составленному ранее платежному календарю, выявлены причины отклонений.
  • Наложены взыскания на руководителей ЦФО, допустивших необоснованные существенные отклонения.

Для скачивания есть вариант разработки платежного календаря на примере рекламного агентства

Предотвращение кассовых разрывов

Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».

Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.

Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.

Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.

Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).

Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.

Форма платежного календаря состоит из следующих областей

Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В настройках платежного календаря можно:

  • Установить период формирования, задать его периодичность;
  • Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных, одним кликом вывести либо сводную информацию, либо детализировав её до документа оперативного планирования движением денежных средств;
  • Выбрать тип платежного календаря. В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
    • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
    • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
  • Открыть меню настроек Платежного календаря, в котором пользователь может:
    • Управлять основными настройками;

      Рисунок 4. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

    • Настроить группировки вывода информации;

      Рисунок 5. Меню настроек платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

    • Установить отборы.

      Рисунок 6. Реестр платежей в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.

В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.

Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.

Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.

Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».

Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке

После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.

На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».

Требования к платежному календарю в Excel

Так как платежный календарь инструмент ежедневного планирования и контроля он должен отвечать следующим требованиям:

  • Простота использования.
  • Минимальный объем вводимых данных.
  • Наглядность получаемых результатов.

При этом, на основании сумм и дат платежей и поступлений электронная таблица должна представлять информацию разной степени детализации:

  • Обобщенную суммарную информацию.
  • Выборочную по различным признакам.
  • По отдельным плательщикам и получателям.

Будет очень удобно, если таблица будет выделять документы:

  • По которым срок платежей или поступлений подходит.
  • Просроченные, по которым срок платежей или поступлений уже прошел.

Выделение документов с близящимся сроком оплаты позволит, например, если намечается возможность кассового разрыва, передвинуть сроки оплаты не первоочередных платежей на более поздний срок.

Выделение просроченных документов позволит активизировать работу с дебиторской задолженностью или своевременно принять меры для ликвидации кризиса платежеспособности, например, договориться о дополнительной отсрочке.

Источники


  • https://www.ibs.ru/media/media/platezhnyy-kalendar-obrazets/
  • https://www.finoko.ru/instruments/cash/platezhnyj-kalendar/
  • https://www.profiz.ru/se/1_2020/plategi_v_excel/
  • https://rdv-it.ru/company/press-center/blog/platezhnyy-kalendar-predpriyatiya/
  • https://www.1CashFlow.ru/platezhnyy-kalendar-reestr-platezhey-plan-dvizheniya-denezhnyh-sredstv
  • https://www.finances-analysis.ru/plan/platezhnyj-kalendar-v-excel.htm

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все об Экселе: формулы, полезные советы и решения