Системы менеджмента – консультации и обучение онлайн: Построение Диаграммы Парето по результатам деятельности

Просто об анализе дефектов

Теория возникла в 1897 году, когда итальянский экономист по имени Вилфредо Парето создал формулу, представляющую неравномерное распределение богатства, что позже стало известно, как правило Парето (или правило 80/20). Многие слышали его высказывание, что 20% людей вызывают 80% проблем. Этот принцип начали применять для анализа дефектов, отделяя «существенные немногие» от «тривиальных многих». Ниже приведен пример дефектов краски с завода автомобильной сборки.

После рассмотрения вышеприведенной диаграммы, нет вопроса, какой аспект для успешной работы необходим в первую очередь. Однако график построен только на базе одного измерения — расхода. В нем видно, что на показатель достижения наивысших доходов влияет больше всего нарушение сроков поставки, а повреждения при перевозках практически не влияют на доходность. Чтобы повысить ее, вероятно, наивысшим приоритетом будет мероприятия по устранению нарушений сроков поставки.

Можно создавать график, используя практически любую электронную таблицу или программное обеспечение.

Правило 80/20

График Парето — это механизм, позволяющий сосредоточить внимание на приоритетах при принятии решений. Это хороший коммуникационный инструмент, который описывает данные в простой и удобной для чтения форме. Он помогает изучать и анализировать частоту события в процессах и идентифицировать крупнейших участников.

Преимущества использования диаграмм Парето в экономическом плане:

  1. Разбивает большую проблему на мелкие части.
  2. Определяет наиболее важные факторы, показывает, на чем сосредоточить усилия для достижения целей.
  3. Позволяет лучше использовать ограниченные ресурсы.

Эти особенности помогают выделить несколько основных проблем из множества вероятных, чтобы сосредоточить усилия по улучшению, упорядочить данные в соответствии с приоритетом, определить, какие проблемы наиболее важны.

Построение диаграммы Парето может ответить на следующие вопросы:

  1. Каковы самые большие проблемы, стоящие перед командой или бизнесом.
  2. Какие 20% источников производят 80% проблем.
  3. Где должны сосредоточить усилия на достижение наибольших успехов.

Определения приоритетов

Этот подход используется, чтобы установить, с какими вопросами человек может столкнуться в первую очередь, например, получив новую должность. Не является удивительным тот факт, что вновь назначенный руководитель наследует целый ряд проблем, требующих первоочередного интереса. В идеале он захочет сосредоточить свое внимание на решении наиболее важных вопросов. Но как правильно их определить?

Анализ диаграммы Парето — это простой способ установления приоритетов возможных трансформаций путем выявления проблем, которые будут устранены после реализации изменений. Используя этот подход, можно установить приоритеты отдельных изменений, которые будут лучше всего совершенствовать ситуацию. Анализ Парето использует принцип 80/20. С помощью этого инструмента надо попытаться найти 20 % процессов, которые обеспечат 80% результатов.

При построении диаграммы Парето качество базы данных имеет первоочередное значение. Правильно построенный график наглядно иллюстрирует отсутствие симметрии, которая может возникнуть между выполненной работой и достигнутыми результатами. Например, 13 % ее могут генерировать 87% прибыли. Или 70% проблем можно решить, имея дело с 30% причин.

Принцип создания инструментов

Перед построением диаграммы Парето нужно выполнить подготовительную работу. Порядок операций:

  1. Определить список проблем, которые необходимо решить. Побеседовать с клиентами и членами команды, чтобы учесть их мнение.
  2. Определить корневую причину каждой проблемы. Такие методы, как “мозговой штурм”, “5 почему”, “анализ причин и следствий” и “анализ корневых причин” помогут с этим справиться и описать математически каждый вопрос. Используемый метод подсчета зависит от задачи, которую нужно решить. Например, если улучшается прибыль, можно описать вопрос на основе того, сколько она стоит. В качестве альтернативы (если нужно повысить удовлетворенность клиентов) можно зачислить их на основе количества жалоб, устраненных путем решения проблемы.
  3. Сгруппировать проблемы по причинам. Например, если три проблемы вызваны нехваткой персонала, поместите их в одну группу. Выставить оценки для каждой группы. Добавить баллы для причин. Группа с лучшими показателями — наивысший приоритет, а с худшими — низкий.
  4. Разобраться с причинами, касающимися приоритетной проблемы или их группы. Нужно иметь в виду, что проблемы с низким приоритетом, возможно, даже не стоят беспокойства, так как их решение может стоить больше, чем результат от их разрешения.

10 шагов для создания графиков

Для построения диаграммы Парето используют три столбца, например: тип дефектов, их количество и совокупный процент. График должен ответить на вопрос, какие из этих 20% дефектных типов составляют 80% рассматриваемой бизнес-проблемы. После построения графика приступают к диаграмме.

Процесс построения:

  1. Определяют классификацию для графика. Если желаемая информация отсутствует, можно получить ее путем разработки контрольных листов. Выбрать временной интервал для анализа. Интервал должен быть довольно длинным, чтобы соответствовать типичной производительности.
  2. Определить общие события, например, стоимость, дефекты и т. д. Для каждой категории определить общую сумму. Если есть несколько категорий, которые составляют лишь небольшую часть от общей суммы, лучше сгруппировать их в группу под названием «Другое».
  3. Вычислить процент для каждой категории путем деления общей суммы на общее количество и умножить на 100.
  4. Ранжировать категории от самых больших итоговых событий до самых маленьких.
  5. Вычислить совокупный процент.
  6. Построить диаграмму с левой вертикальной осью.
  7. Поместить соответствующую метку на ось.
  8. Начертить правую вертикальную ось (от 0 до 100%), при этом 100% с правой стороны будет той же высоты, что и общая сумма с левой стороны.
  9. Обозначить горизонтальную ось именами категорий. Обозначить точки, представляющие количество каждой категории. Построить колонки, высота которых определяется левой вертикальной осью.
  10. Нарисовать линию, которая показывает кумулятивный процентный столбец таблицы анализа Парето.

Совокупная процентная линия определяется правой вертикальной осью.

Как построить диаграмму Парето в Excel

Диаграмма Парето в Excel обычно состоит из двух диаграмм: столбчатой диаграммы, иногда в форме гистограммы и линейной диаграммы. На столбчатом графике число вхождений данного явления представлено в порядке убывания, а на линейном графике представлена совокупная процентная доля каждого из них. Опираясь на данный принцип, мы будем создавать свою более удобную, интерактивную, динамическую диаграмму Парето для визуализации зависимости данных.

Для построения диаграммы мы будем использовать довольно обширный диапазон данных о компаниях из CNBC. Наш анализ буде, посвящен переводу прибыли и активов за границу крупнейшими компаниями США, чтобы избежать уплаты налогов в США. Необходимо узнать соотношение количества компаний, и какая на них приходится доля денег (в процентах) находящихся в офшорных зонах. Данные, которые нам понадобятся для построения диаграммы – это название компании и суммы оффшорного перевода. На основе этих двух столбцов мы создадим дополнительные столбцы, полезные для создания диаграммы Парето в Excel.

Подготовка данных и формулы

Сразу стоит отметить, что для решения данной задачи на подготовку данных требуется больше времени, чем на построение самого графика Парето. Поэтому будьте внимательны на данном этапе подготовки входящих данных.

Таблица показателей активов в оффшорных зонах для всех известных компаний:

Добавим столбец для вычисления роста доли значения каждого столбца в общей сумме оффшорных финансовых средств для всех компаний:

Добавим табличку для вычисления точки пересечения соотношений между процентной долей от целой суммы общего оффшорного капитала и количества компаний. В ячейке B2 мы указываем желаемое количество компаний. Так как график у нас на отдельном листе, а вместе с ним будет и интерфейс управления динамическим графиком – делаем ссылку на внешний лист «График».

Теперь нам необходимо сделать вспомогательный столбец, благодаря которому будут выбраны показатели процентной доли только лишь для определенного количества компаний указанного пользователем:

Половина подготовки данных сделана – подытожим, определив значения названий всех столбцов:

  1. Количество – по данному столбцу будет определятся количество выбранных пользователем компаний.
  2. Наименование – название компаний.
  3. Оффшорные ресурсы (млн. $) – показатели объемов оффшорных финансовых ресурсов, полученных по статистическим данным из внешних соответственных источников.
  4. Всего в офшорах – нарастающая сумма всех показателей объемов оффшорных финансов в соответствии с ростом количества компаний.
  5. % оффшор – здесь показано какую процентную долю по нарастанию количества составляет сумма оффшорных финансов по отношению к общему объему средств.
  6. Вспом. % оффшор – вспомогательный столбец для выборки процентной доли оффшорных ресурсов в зависимости от указанного количества компаний пользователем.

Порядок построения диаграммы Парето в Excel на основе данных

Используя подготовленную таким образом таблицу, мы создаем первую часть графика, благодаря которой получаем соответствующую горизонтальную ось X с количеством компаний. Для этого выделите два несмежных диапазона ячеек удерживая клавишу CTRL: A5:A291 и E5:E291 и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Диаграммы»-«Точечная»-«Точечная с гладкими кривыми»

Чтобы получить динамический эффект заполнения под графиком, нам нужно построить еще две таблицы.

Пример построения диаграммы Парето

Для лучшего понимания того, как следует строить и использовать диаграмму Парето, мы рассмотрим реальный пример из практики работы компании, которая пыталась установить, какие из стоящих перед ее производственным подразделением проблем являются наиболее важными и требуют решения в первую очередь.

Пример построения диаграммы Парето. Шаг 1

В результате предварительного обследования рабочей группы были определены типы проблем, по причине которых компания несла убытки. В течение некоторого времени были собраны данные, необходимые для проведения анализа причин. Все собранные данные были внесены в таблицу в порядке убывания их значений.

Проблема Количество случаев Доля случаев, %
1 Дефекты производства 189 50%
2 Нарушение сроков поставки 101 27%
3 Повреждения упаковки 44 12%
4 Ошибки комплектации 21 6%
Другие 26 6%
5 Повреждения при перевозке 11 3%
6 Повреждения при погрузке 5 1%
7 Отсутствие маркировки 4 1%
8 Отсутствие наклеек на упаковке 2 1%
9 Отсутствие инструкции по сборке 2 1%
10 Ошибки печати на упаковке 2 1%
381 100%

На основании данных из таблицы строим гистограмму, наглядно иллюстрирующую количество случаев, возникающих по различным причинам. При этом все проблемы с долей возникновения менее 5% объединяем в группу Другие. Для этого по горизонтальной оси были отложены сами проблемы, по вертикальной оси — количество случаев, соответствующих каждой проблеме. Отдельно выделили множество незначительных проблем (неправильный выбор бумаги, проблемы с типографской краской, повреждения при перевозке и др.).

Пример построения диаграммы Парето. Шаг 2

Для построения диаграммы Парето (а строится она по накопленным значениям причин) добавим колонки в таблицу — накопленную сумма значений (нарастающий итог количества случаев) и накопленный процент.

Проблема Количество случаев Накопленный итог Накопленный итог, %
1 Дефекты производства 189 189 50%
2 Нарушение сроков поставки 101 290 76%
3 Повреждения упаковки 44 334 88%
4 Ошибки комплектации 21 355 93%
5 Другие 26 381 100%

Пример построения диаграммы Парето. Шаг 3

На этом шаге по данным таблицы выше строим кумулятивную кривую — диаграмму Парето. Для этого используем 3 оси для построения графика:

  • Горизонтальная ось — для самих проблем,
  • Вертикальная ось слева предназначена для количества случаев каждого типа проблем
  • Вертикальная ось справа — для обозначения процентов, показывающих долю в общей сумме накопленных значений. Данная ось послужит для обеспечения интерпретации диаграммы с помощью процентных соотношений.

Верхний предел вертикальной оси слева определяется общей суммой собранных данных, в нашем примере это 381. Провели пунктирную прямую от 80 % процентной оси на линию накопленных значений. Там, где эта прямая пересекает диаграмму, на горизонтальной оси определили, какая часть соответствует данному значению. В идеале она должна соответствовать 20 %. Деления на горизонтальной оси наносятся с учетом общего числа категорий рассматриваемых проблем, при этом следует помнить, что проблемы под заголовком «Другие» объединены в одну категорию. В этом примере отличили 5 категорий проблем: четыре главные плюс еще одна под заголовком «Другие».

Как видно из законченной диаграммы, первые две проблемы возникли примерно в 76 % случаях. Диаграмма Парето в данном формате высвечивает ключевые области и помогает группам установить приоритеты в своей деятельности.

Пример построения диаграммы Парето. Шаг 4

На данном этапе важно подчеркнуть, что группы по решению проблем должны тщательно исследовать собранную информацию, а не считать наиболее вескими самые очевидные факты. О таких данных и пойдет речь далее. На первый взгляд, проблема «Дефекты производства» кажется ключевой и подлежит рассмотрению в первую очередь. Нас, конечно, интересует, какие проблемы наиболее часто встречаются (например, банковская гарантия спб), но еще больше нас волнует, какие затраты они привносят.

К счастью третий шаг, группа не пошла по пути наименьшего сопротивления и решила на данном этапе продолжить исследование информации. Группа выяснила, какие затраты связаны с возникновением каждой проблемы, и построила на основе этих данных новую диаграмму Парето. Получив информацию по издержкам, группа расположила данные по-новому: по убыванию величины расходов, а не количества случаев. Результаты разительно отличались от полученных ранее, и это ясно показывает приведенная ниже таблица. Проблемы с незначительными расходами были также объединены под заголовком «Другие» и добавлена графа «Нарастающий итог», в которой суммировались расходы, вызванные каждой проблемой.

Проблема Количество случаев Расходы Доля расходов, % Нарастающий итог Доля, %
1 Нарушение сроков поставки 101 858,000 53% 858,000 53%
2 Дефекты производства 189 567,000 35% 1,425,500 88%
3 Ошибки комплектации 21 105,000 6% 1,530,500 94%
4 Повреждения при перевозке 11 55,000 3% 1,585,500 98%
5 Другие 59 35,000 2% 1,620,000 100%

Затем на основании новых данных построим кумулятивную кривую (диаграмму Парето).

Вторая диаграмма Парето ясно показывает, какие проблемы являются приоритетными, если брать за основу расходы, связанные с ними. В данном случае две категории расходов (20% от первоначального списка из 10 категорий) составляли приблизительно 85 % суммарных расходов по всем проблемам, причем 53% всех расходов приходится на категорию «Нарушение сроков поставки».

Этот пример еще раз подтверждает необходимость тщательного исследования всех полученных данных. Диаграмма Парето — это простой и наглядный способ выполнения таких работ, который имеется в арсенале методов решения проблем.

Напомним, что построение диаграммы Парето состоит из следующих шагов:

  1. Расположить данные в порядке убывания значений и просуммировать их.
  2. Выделить часть данных, не имеющих приоритетного значения, под заголовком «Другие» и добавить графу «Нарастающий итог».
  3. Подготовить оси для построения диаграммы и добавить справа дополнительную вертикальную ось для процентов.
  4. Построить столбцы диаграммы и итоговую кривую. Можно исследовать другие возможные варианты диаграммы Парето, построенные на тех же самых данных.

Диаграмма по издержкам

Используйте этот тип диаграмм Парето, чтобы проанализировать: какие проблемы наиболее дороги, относительно каких-либо затрат. Диаграмма по издержкам предоставляет углубленную информацию о влиянии определенной категории, чем диаграмма по результатам деятельности. Например, вы имеете пятьдесят событий по одной проблеме и три по другой. Если вы построите диаграмму по результатам деятельности, то, вероятнее всего, начнете устранение проблем пятидесяти событий, но, ведь цена вопроса в случае с ними может равняться только 0.50$ на каждое событие, то есть, 25$ в общей сложности, а три других события могут стоить компании 50$ каждое (150$ всего). Диаграмма по издержкам наглядно продемонстрирует, что начинать решение проблем нужно с самых «дорогих» событий. Чтобы построить такую диаграмму вам необходимо знать, какие аспекты производства вас интересуют, как часто случаются события, которые с ними связаны и сколько они стоят.

Рис №1. Текущие жалобы. Пример диаграммы Парето.

 

В честь кого назван закон

Принцип назван в честь Вильфредо Парето. Итальянец имел отношение к нескольким наукам и дисциплинам, в частности, инженерии, экономике и социологии.

Закон Парето – не единственное, названное в его честь. Его имя присутствует и в некоторых правилах в теории вероятности и в учениях о системах.

Любопытно, что принцип Парето не имеет прямого отношения к самому итальянцу. Его предложил спустя почти два десятка лет после его смерти один американец — специалист в области качества. Фамилия итальянца в названии – своего рода дань тому, что он вывел принцип 80/20.

Применение диаграммы Парето

Диаграмма применяется в менеджменте качества для устранения дефектов, ошибок. Также диаграмма Парето подходит и для применения в бизнес-анализе: она наглядно покажет, какие ваши клиенты или товары приносят наибольшую прибыль, а какие – наименьшую. Применяют ее и в управлении сервисами и, конечно же, управлении проектами.

Преимущества диаграммы Парето

Менеджеры указывают на такие плюсы:

  • Простота использования;
  • Для построения достаточно Excel;
  • Наглядность данных;
  • Легко определить, чему следует отдать приоритет;
  • Быстрота расчета.

Недостатки диаграммы Парето

Недостатки диаграммы — своеобразные следствия преимуществ. Из-за того, что отдается приоритет важным моментам, теряются менее значимые проблемы, которые также оказывают влияние на проект.

Строим диаграмму Парето в Excel

  1. Выделите данные (в нашем примере – ячейки от A2 по D8).
  2. Нажмите Alt+F1 на клавиатуре, чтобы автоматически создать диаграмму из выбранных данных.
  3. Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы и в появившемся меню нажмите Выбрать данные (Select Data). Появится диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source). Выберите строку Cumulative Amount и нажмите Удалить (Remove). Затем ОК.
  4. Кликните по графику и при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре перемещайтесь между его элементами. Когда окажется выделенным ряд данных Cumulative %, который сейчас совпадает с осью категорий (горизонтальная ось), кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Изменить тип диаграммы для ряда (Change Chart Series Type). Сейчас этот ряд данных увидеть трудно, но возможно.
  5. Появится диалоговое окно Изменение типа диаграммы (Change Chart Type), выберите линейный график.
  6. Итак, мы получили гистограмму и плоский линейный график вдоль горизонтальной оси. Для того, чтобы показать рельеф линейного графика, нам потребуется ещё одна вертикальная ось.
  7. Щелкните правой кнопкой мыши по ряду Cumulative % и в появившемся меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series). Появится одноименное диалоговое окно.
  8. В разделе Параметры ряда (Series Options) выберите По вспомогательной оси (Secondary Axis) и нажмите кнопку Закрыть (Close).
  9. Появится ось процентов, а диаграмма превратится в полноценную диаграмму Парето! Теперь можно делать выводы: основную часть расходов составляют плата за обучение (Training Fees), оборудование (Hardware) и канцтовары (Office supplies).
Источники


  • https://www.syl.ru/article/401496/diagramma-pareto-kak-postroit-primeryi
  • https://exceltable.com/shablony-skachat/diagramma-pareto-primer
  • http://forpm.ru/%D0%B4%D0%B8%D0%B0%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%B0-%D0%BF%D0%B0%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%BE/
  • https://1cert.ru/stati/diagramma-pareto-chto-eto-takoe
  • https://blog.ganttpro.com/ru/diagramma-pareto-chart-i-effektivnoe-upravlenie-proektami/
  • https://office-guru.ru/excel/sozdanie-diagrammy-pareto-v-excel-506.html

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Все об Экселе: формулы, полезные советы и решения